Управление процессом подбора персонала является важной частью работы любой компании. Но многие компании для решения задач по подбору персонала до сих пор используют Microsoft Excel или Google Sheet. Данный подход давно является устаревшим и не эффективным. В данной статье мы расскажем почему работа в ATS (Applicant Tracking System) эффективнее чем в Excel и подробно рассмотрим основные аспекты перехода от Excel к ATS, что стоит предусмотреть, какие ошибки могут возникнуть, как подготовиться к этому процессу, а также сроки, стоимость и преимущества для рекрутеров, HRD и внутренних заказчиков.

ATS предлагает множество функций и инструментов, которые делают работу в ней более эффективной по сравнению с использованием Excel для управления процессом найма. Вот основные причины, по которым работа в ATS считается эффективнее:

• Автоматизация процессов: ATS автоматизирует многие задачи, связанные с наймом, такие как сортировка и фильтрация резюме, отслеживание статуса кандидатов и отправка автоматических уведомлений. В то время как в Excel пользователю приходится выполнять эти задачи вручную, что занимает много времени и может привести к ошибкам.
• Централизация данных: ATS обеспечивает централизованное хранение данных о кандидатах, что позволяет рекрутерам и менеджерам легко получать доступ к информации, делиться ею и обновлять ее в режиме реального времени. В случае с Excel, разная информация обычно хранится в отдельных файлах, что затрудняет доступ к данным и может привести к потере информации.
• Интеграция с другими системами: ATS можно интегрировать с другими инструментами и системами, такими как HRIS, сайтами по поиску работы, корпоративной почтой и мессенджерами, что позволяет оптимизировать рабочие процессы и улучшить коммуникацию между рекрутерами, кандидатами и менеджерами. В случае с Excel, такая интеграция обычно невозможна или требует значительных усилий.
• Улучшение качества найма: ATS позволяет рекрутерам не тратить время на заполнение таблиц, а сосредоточиться на общении с кандидатами, что позволит быстрее и качественнее обрабатывать поступающие отклики. В результате, компании могут нанимать сотрудников быстрее и сократить время рекрутеров, затрачиваемое на рутинные задачи.
• Аналитика и отчетность: ATS предоставляет мощные инструменты аналитики и генерации отчетов, которые помогают HR-отделам принимать обоснованные решения на основе данных и оптимизировать процесс

Переход от использования Excel к ATS требует нескольких шагов:

a. Исследование рынка: проведите анализ доступных на рынке систем, изучите их функциональность и возможности, сравните стоимость и условия лицензии.
На рынке большой выбор ATS систем, но выбрать нужно ту, которая полностью удовлетворяет ваши потребности.

b. Выбор подходящей системы: определите ключевые требования к ATS для вашей компании и HR отдела, основываясь на анализе рынка, и выберите систему, которая соответствует этим требованиям.
Выбор системы без достаточного изучения ее возможностей, стоимости и интеграции может привести к дополнительным затратам и проблемам при внедрении.

c. Внедрение и интеграция: разработайте план внедрения новой системы, включая интеграцию с другими используемыми инструментами.
Отсутствие планирования и координации при внедрении системы может привести к потере данных, неправильной интеграции и снижению эффективности работы.

d. Обучение сотрудников: разработайте план обучения сотрудников для работы с новой системой, чтобы обеспечить эффективное использование ATS
Если сотрудники не получат достаточного обучения для работы с новой системой, это может привести к снижению продуктивности и неправильному использованию ATS.

Сроки и стоимость перехода на ATS зависят от выбранной системы, размера вашей компании и сложности процесса интеграции.

В целом, переход может занять от нескольких дней до нескольких месяцев. Стоимость состоит из подключаемых функций и количества учетных записей для сотрудников компании, а также возможных затрат на доработки и интеграцию с другими сервисами.

Переход на ATS приносит множество преимуществ для различных сторон:
a. Рекрутеры: упрощение процесса подбора кандидатов, автоматический сбор резюме, быстрый доступ к информации о кандидатах, улучшение коммуникации между рекрутерами, кандидатами и заказчиками, а также повышение эффективности работы.

b. HRD (руководители отделов кадров): получение обширной аналитики о процессе найма, эффективное распределение рабочего времени сотрудников, повышение качества найма и снижение затрат на него.

c. Внутренние заказчики (менеджеры и руководители): ускорение процесса найма, улучшение качества кандидатов, снижение времени закрытия вакансий, а также прозрачность и возможность контроля над процессом найма.

Выбор между использованием Excel и ATS в качестве инструмента для управления процессом подбора персонала зависит от потребностей и размера вашей компании. Несмотря на то, что Excel может быть удобным инструментом для малых организаций с ограниченным бюджетом, переход на специализированную систему отслеживания кандидатов (ATS) может значительно повысить эффективность и качество процесса найма. Учтите все аспекты, связанные с переходом, и выберите подходящий инструмент для вашей организации, чтобы максимально использовать его потенциал для оптимизации процесса подбора и управления персоналом.